كيفية الإستعداد لمقابلة شخصية لوظيفة معاون إداري
تسجيل الدخول تسجيل

الدخول الى حسابك

اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تذكرني

إنشاء حساب جديد

الحقول ذات العلامة (*) مطلوبة
الاسم *
اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تأكيد كلمة المرور *
البريد الاليكترونى *
تأكيد البريد الاليكترونى *

الموسوعة المعرفية العربية - نسخة تجريبية

كيفية الإستعداد لمقابلة شخصية لوظيفة معاون إداري

كيفية الاستعداد لمقابلة شخصية لوظيفة معاون إداري

إن كنت بصدد إجراء مقابلة شخصية للحصول على وظيفة معاون إداري، فهناك طرق معينة للإستعداد لتلك المقابلة – بإتباعها تستطيع إستغلال تلك المقابلة للحصول على أعلى فرص الفوز بالوظيفة. لا توجد طريقة صحيحة للإستعداد للمقابلة، ولكن توجد إستراتيجيات قد تستخدمها لتحسين مهارات إجراء المقابلة. اتبع الخطوات التالية للإستعداد لمقابلة شخصية لوظيفة معاون إداري. 

الخطوة الاولى :

اعرف المهام الوظيفية العامة للمعاون الإداري.

المهام الوظيفية
وتشمل جدولة وتسجيل المواعيد، ومتابعة أنظمة حفظ الملفات سواء العادية منها أو الإلكترونية، وتنظيم السجلات، واستخدام برامج قواعد البيانات لإدخال البيانات وعمل التقارير، والتعامل مع الأنظمة الهاتفية متعددة الخطوط، وإعداد وثائق مثل المذكرات المتداولة داخل نفس الشركة والخطابات والرسائل الإلكترونية.

الخطوة الثانية :

ابحث عن الشركة.

قبل المقابلة الشخصية
في إستعدادك لمقابلة شخصية من أي نوع، يجب أن تعرف عن الشركة قدر إستطاعتك قبل الذهاب. فهذا يوضح لصاحب العمل أنك متحمس للعمل ومهتم بالشركة، ولست مجرد شخص في حاجة ماسة للعمل.

الخطوة الثالثة :

تعرف جيدا على فرصة العمل.

ادرس الخصائص الوظيفية
لكل صاحب عمل مجموعة مختلفة من المهارات والمؤهلات والمهام الوظيفية التي يبحث عنها في الموظف. فمن المهم في إستعدادك للمقابلات الشخصية أن تدرس خصائص الوظيفة التي تسعى للحصول عليها. على سبيل المثال، قد يقدر أحد أصحاب الأعمال الإنضباط والإلتزام أكثر من أي صفة أخرى، وقد يركز غيره على الرغبة في التفكير خارج الصندوق وعلى المرونة المبدعة.

الخطوة الرابعة :

قم بإعداد قائمة بتفاصيل خبراتك العملية السابقة ومؤهلاتك ونقاط قوتك ونقاط ضعفك، واضعا نصب عينيك فرصة العمل التي تسعى لها.

قم بإعداد قائمة
قم أيضا بإعداد شرح مختصر لكل من تلك النقاط الأساسية.

الخطوة الخامسة :

ادرس سيرتك الذاتية.

معرفة كل ما هو مذكور فى السيرة الذاتية
يجب أن يكون بمقدورك أن تجيب على أي أسئلة وأن تسهب في أي معلومة ذكرتها في سيرتك الذاتية. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أن سيرتك الذاتية محدثة وتعكس المؤهلات اللازمة لوظيفة معاون إداري.

الخطوة السادسة :

مارس مهارات إدخال البيانات.

جزءا من إستعدادك للمقابلة الشخصية يتضمن الإرتقاء بمهارتي الطباعة والكمبيوتر
من الشائع أن يُجري أصحاب الأعمال إختبارات إدخال بيانات عملية للمتقدمين لوظيفة معاون إداري عند حضورهم للمقابلة الشخصية. يعني ذلك أن جزءا من إستعدادك للمقابلة الشخصية يتضمن الإرتقاء بمهارتي الطباعة على الكمبيوتر واستخدام الآلة الحاسبة إلى يمين لوحة المفاتيح، آخذا في الإعتبار كلا من الوقت والدقة.

الخطوة السابعة :

قم بصياغة إجاباتك على الأسئلة الشائعة في المقابلات الشخصية لوظيفة معاون إداري.

كن مستعدا لإظهار معرفتك بالمجالات الآتية
كن مستعدا لإظهار معرفتك بالمجالات الآتية:
 يجب أن يكون بإستطاعتك شرح كيفية إنشاء وإدارة جدول أعمال يومية، بما في ذلك الأدوات التي ستستخدمها، وكيفية ضبط برنامج التذكير، وكيفية التعامل مع تضارب المواعيد.
 غالبا ما تكون خدمة العملاء جزءا هاما من وظيفة معاون إداري، فقد يُطلب منك الرد على الإتصالات الهاتفية، والعمل كوسيط بين رئيسك في العمل ومن يتصل بهم، وأيضا تحية العملاء او الزبائن.
 كمعاون إداري، قد يُطلب منك التعامل مع معلومات سرية. أثناء المقابلة الشخصية كن مستعدا لتوضيح كيفية تعاملك مع المعلومات الحساسة، وما هي الخطوات التي ستتبعها للحفاظ على تلك المعلومات.
 تعدد المهام هو جزء أساسي من وظيفة معاون إداري، لذا قم بتحضير أمثلة على كيفية إدارة مجموعة كبيرة من المسئوليات في نفس الوقت. ركز على كل من إدارة الوقت والتنظيم وتفويض المهام (إن أمكن).
 كمعاون إداري ستحتاج إلى استخدام مجموعة من برامج الكمبيوتر وأجهزة المكتب. لذا قم بإعداد قائمة كاملة من مهاراتك في هذا المجال – كجزء من استعدادك للمقابلة الشخصية.

الخطوة الثامنة :

تدرب على إجاباتك.

لمعرفة الاجابة على الاسئلة
ما يلزمك قبل التوجه إلى المقابلة ليس مجرد حفظ الإجابات كلمة بكلمة، وإنما الاطمئنان لسلاسة إجاباتك.

الخطوة التاسعة :

اختر زيا مناسبا.

من المهم إن ترتدي زيا مناسبا للعمل
تقريبا كل الأعمال في كل البيئات تحتاج لخدمات المعاون الإداري؛ لذا من المهم إن ترتدي زيا مناسبا للعمل الذي ستجري لأجله المقابلة الشخصية. اتصل بموظف الإستقبال واسأله عن قواعد الزي لديهم، ثم اختر طاقم يعلو على ما قاله بدرجة. على سبيل المثال، إن كانت قاعدة الزي في تلك الشركة هي زي كاجوال عملي، فقد يكون علوك خطوة فوق ذلك الزي القياسي الذي يتكون من بنطلون كاكي وقميص بأزرار، هو أن تضيف جاكيت إلى هذا الطاقم.

معرفة بلا حدود مع عرفنى شكرا

عرفنى شكرا الفائز بمسابقة خطط الاعمال لاثراء المحتوى العربى "تفكر رقمياً ؟ ابتكر عربياً!" لعام 2014 ... المشروع محتضن بحاضنة الاعمال التابعة لمركز الابداع التكنولوجى و ريادة الاعمال TIEC باسيوط و مدعوم من هيئة الإسكوا

 StartIT Logo 100 logo tiec2-compressed  escwalogo