كيفية عقد أول اجتماع لمجلس الإدارة
تسجيل الدخول تسجيل

الدخول الى حسابك

اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تذكرني

إنشاء حساب جديد

الحقول ذات العلامة (*) مطلوبة
الاسم *
اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تأكيد كلمة المرور *
البريد الاليكترونى *
تأكيد البريد الاليكترونى *

الموسوعة المعرفية العربية - نسخة تجريبية

كيفية عقد أول اجتماع لمجلس الإدارة

بعد أن تكون قد انتهيت من وثائق التأسيس، دفع رسوم الإيداع، صياغة اللوائح، والإجتماع مع المحامين والمحاسبين فالخطوة التالية لبدء مؤسستك أو شركتك هي عقد إجتماع مجلس إدارة من أجل تشكيل الشركة بشكل قانوني. هناك العديد من الأشياء الهامة التي يجب إنجازها في هذا الإجتماع ولكن أيضا يمكن إعتباره كنوع من الإحتفال للمشتركين في تأسيس الشركة كإشارة على إنتهاء الإجراءات الرسمية لإنشاء المؤسسة وبدء العمل. أثناء هذا الإجتماع سوف يقوم مجلس المدراء وأعضاء مجلس الإدارة بالتصديق على المستندات الرسمية، إتخاذ قرارات، وإنتخاب أول مجلس مدراء للشركة. قد يكون الإجتماع قصير جدا ولكن أحيانا يستغرق وقت طويل إذا تطلب الأمر، لأنه عادة ما يكون هناك أمور كثيرة تحتاج للنقاش بخصوص بدء العمل. اتبع الخطوات التالية لكى تصبح قادرا على عقد إجتماع مجلس إدارة لأول مرة بشكل صحيح.

 

اجتماع مجلس الادارة


الخطوة الأولى

تحديد موعد ووقت مناسب لجميع المديرين للحضور. تأكد من أن تقوم بترك ملاحظة لجميع المدراء قبل موعد عقد الإجتماع بفترة كافية حتى يتسنى للجميع الحضور، وبصفة عامة يجب أن يكون غالبية المدراء حاضرين هذا الإجتماع من أجل إتخاذ القرارات بطريقة صحيحة وضمان موافقة الجميع عليها. وبالرغم من أنه يوجد العديد من الطرق للحصول على موافقة المديرين دون حضور الإجتماع إلا أنه يفضل ان يحضر الجميع لأن هذا الاجتماع هو الوقت الذي سيقوم فيه المدراء بإتخاذ الكثير من القرارات. قد تتطلب منك اللوائح أن تقوم بإرسال ملاحظة عن موعد الإجتماع لجميع المدراء قبلها بأيام لضمان حضور الجميع.

 

كتابة التقرير


الخطوة الثانية

تسجيل محضر الإجتماع. محاضر الشركة هي التي يتم تسجيل نتائج التصويت فيها، سجلات القرارات، وملخص للأفكار المطروحة التي تحتفظ بها الشركة. المدير، وعادة السكرتارية، يجب أن تحتفظ بتقرير عن كل ما حدث في هذا الإجتماع. محاضر الإجتماع يجب ألا تنطوي على أى لغة خاصة بل تهتم بعكس كل ما قيل أو تم في الإجتماع بدقة. ويجب أن يشمل المحضر ما يلي: الوقت، المكان، الأعضاء الحاضرين الإجتماع، أى أمور متعلقة بالشركة تم طرحها في الإجتماع، ملخص للمواضيع التي تم طرحها، ملخص لنتائج أى تصويت تم إجراؤه مع ذكر من قام بالتصويت لصالح أو ضد القرار، وأى معلومات أخرى مهمة تتعلق بما حدث في الإجتماع.

 

التصويت


الخطوة الثالثة

إعتماد اللوائح. في كثير من الحالات تحتاج الشركات المؤسسة حديثا إلى عقد مجلس تشريع في المراحل الأولى من الإنشاء حتى يتم وضع بعض اللوائح والتشريعات للشركة. هذه اللوائح المبدئية غالبا ما يتم الموافقة عليها بشكل غير رسمي قبل طرحها رسميا في الإجتماع. عملية إقرار اللوائح هي عملية بسيطة تعتمد على جمع التصويت وتسجيل النتائج وغالبا ما يتم الموافقة عليها من جانب معظم المدراء، ثم يقوم كل مدير بالتوقيع على اللوائح، أما نتائج التصويت فسوف يتم تسجيلها في محضر الإجتماع.

انتخاب مجلس دائم


الخطوة الرابعة

إنتخاب مجلس دائم من المدراء. عقد تأسيس الشركة عادة يتضمن مجلس أولى من المديرين الذين يحضرون فيما بعد أول إجتماع لمجلس الإدارة ويقومون بالعمل الأولى لتأسيس الشركة، وهذا المجلس قد يتحول أو لا يتحول إلى مجلس دائم تبعا لتصويت أعضاء مجلس الإدارة في الإجتماع الأول للشركة.

 

اتخاذ القرارات

الخطوة الخامسة

إتخاذ أى قرارات أخرى ذات صلة. يمكنك في أول إجتماع لمجلس الإدارة أن تتخذ بعض القرارات اللازمة لإدارة العمل مثل إختيار البنك الذي سوف تتعامل معه الشركة، محامى الشركة، محاسب للشركة، وشركة تأمين. قد تختار أيضا أن تناقش أجور الموظفين والأمور المتعلقة بالأرباح والفوائد. ليس مطلوب منك مناقشة هذه الموضوعات في أول إجتماع ولكن قد تكون ضرورية لتسيير العمل بنجاح، مجلس الإدارة قد يقرر أيضا مناقشة بعض الموضوعات الإختيارية خلال إجتماعهم الأول، وإذا حدث ذلك فيجب مراعاة ما يلي:
• تحديد إذا ما كنت ستحتاج مساهمين للتوقيع على إتفاقيات الشراء والبيع. إتفاقية الشراء/البيع تتطلب مٌساهم لكى يمنح المساهمين الآخرين أو الشركة حق الرفض إذا ما أراد أحد المساهمين بيع أسهمه في الشركة.
• تحديد من الذي سيتم تفوضيه للتوقيع نيابة عن الشركة. فكر في من سيتم تكليفه من المديرين بالتوقيع على العقود نيابة عن الشركة.
• إختيار طريقة محاسبة. الIRS تتطلب شركات تستخدم الطريقة التراكمية في المحاسبة والتي تستخدم مصطلحي الحسابات المدفوعة والحسابات المستحقة وهذا معناه أنك تحصل على الدخل في نفس الوقت الذي تبيع فيه منتجك كما أن البائع أيضا يكون مجبرا على الدفع، وبالمثل يتم تحصيل نفقات الشركة عندما تقوم الشركة بدفع الرسوم المستحقة عليها. أما الطريقة النقدية في المحاسبة فهي أبسط من ذلك بكثير فهي تعمل مثل نظام عمل البنك حيث يسجل الدخل عند إستلامه وتسجل النفقات عند صرفها.الأمور المادية للشركة قد تكون معقدة إلى حد ما، لذا استعين بمحاسب جيد أو مستشار مالي لمساعدتك في هذه الأمور.

 

معرفة بلا حدود مع عرفنى شكرا

عرفنى شكرا الفائز بمسابقة خطط الاعمال لاثراء المحتوى العربى "تفكر رقمياً ؟ ابتكر عربياً!" لعام 2014 ... المشروع محتضن بحاضنة الاعمال التابعة لمركز الابداع التكنولوجى و ريادة الاعمال TIEC باسيوط و مدعوم من هيئة الإسكوا

 StartIT Logo 100 logo tiec2-compressed  escwalogo