كيفية تنظيم و إدارة اجتماع
تسجيل الدخول تسجيل

الدخول الى حسابك

اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تذكرني

إنشاء حساب جديد

الحقول ذات العلامة (*) مطلوبة
الاسم *
اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تأكيد كلمة المرور *
البريد الاليكترونى *
تأكيد البريد الاليكترونى *

الموسوعة المعرفية العربية - نسخة تجريبية

كيفية تنظيم و إدارة اجتماع

أى شخص يقوم بعقد إجتماعات عمل أو كمستشار لعمل شخص أخر يحتاج إلى فهم الخطوات الصحيحة لتسهيل عقد إجتماع ما. إن دعوة الحضور، تقديم ما يحتاجه كل فرد يحضر الإجتماع حتى يحقق أقصى إستفادة منه، والحفاظ على سير الإجتماع بدون مشاكل هي كل المسئوليات التي تقع على عاتق منظم الإجتماع. المنظم الماهر سوف يعمل أيضا على مشاركة كل الحضور، تنحية الشخصيات والسياسات جانبا والتركيز على موضوع الإجتماع لتحقيق الهدف منه.

 اجتماع


الطريقة الأولى: إنشاء جدول الأعمال


الخطوة الأولى


تحديد وقت بداية ونهاية الإجتماع مع تحديد فترة محددة لكل موضوع يتم تناوله في الإجتماع.


الخطوة الثانية


سؤال العاملين داخل المؤسسة أو الأشخاص المدعوين لحضور الإجتماع عن الموضوعات التي يريدون أن يتضمنها الإجتماع، مع وصف مختصر لهذه الموضوعات.

 

دعوات


الطريقة الثانية: إرسال دعوات لحضور الإجتماع


الخطوة الأولى


البريد الإلكتروني هو أسهل وسيلة لدعوة الحضور لاسيما إذا كانوا يستخدمون نفس برنامج التقويم.


الخطوة الثانية


تضمين موعد نهائي للحجز، وهذا سوف يسمح لك أن تقوم بتوفير كمية مناسبة من المواد لكل المشاركين في الإجتماع دون الحاجة لتغيير نظام يوم الإجتماع أو الإرتباك بجمع مواد وإمدادات إضافية.

 

مكان العمل



الطريقة الثالثة: إعداد مكان الإجتماع


الخطوة الأولى


إعداد حجرة الإجتماع سوف يساعد على أن يجرى الإجتماع بالشكل الذي تريده. إذا كان إجتماعك يعقد في مكان مستأجر كفندق أو قاعة أخرى تستخدم عادة لعقد الإجتماعات فينبغي أن يكون العاملين بهذا المكان على علم بالإعدادات التي تريدها.

 

بورد

الطريقة الرابعة: توفير الأدوات اللازمة للإجتماع


الخطوة الأولى


منظم الإجتماعات المحترف يوفر كل الأدوات اللازمة للإجتماع من أقلام، مفكرات، مصنفات، نشرات وغيرها من مواد.


الخطوة الثانية


تخصيص جزء من الإجتماع لطرح الأسئلة والإجابة عليها، وتحديد طريقة طرح الأسئلة عن طريق توزيع ورق فارغ على الحضور ليدونوا فيه أسئلتهم أو تحديد مكان في حجرة الإجتماع يمكن للحضور وضع أسئلتهم فيه ليتم الإجابة عليها بعد إنتهاء الإجتماع.


الخطوة الثالثة


تقديم بعض الوجبات الخفيفة والمشروبات للمشاركين في الإجتماع (بالنسبة للإجتماعات الطويلة) أو وضع زجاجات ماء وعصير على كل طاولة (بالنسبة للإجتماعات القصيرة).

 

التحضير الى الاجتماع



الطريقة الخامسة: إعداد إستمارة تقييم أو إستقصاء


الخطوة الأولى


يمكنك عمل إستقصاء بعد إنتهاء وقت الإجتماع أو أن تخبر المشاركين بأنك سوف ترسل لهم الإستقصاء بالبريد الإلكتروني خلال يوم أو اثنين من عقد الإجتماع.


الخطوة الثانية


الإستقصاءات أو إستمارات التقييم تزودك بنتائج وأراء لكي ترى كيف تم إستقبال الإجتماع.

 


الطريقة السادسة: إرسال تنبيهات حول الإجتماع


الخطوة الأولى


هذه التنبيهات يجب أن تُرسل قبل الموعد النهائي لحجز الإجتماع بيوم أو اثنين.


الخطوة الثانية


التنبيه على أن يقوم المدعوون الذين تتغير خططهم ولا يستطيعون الحضور أن يقوموا بتبليغك إعتذارهم عن طريق البريد الإلكتروني.

 

مناقشة 


الطريقة السابعة: بدء الإجتماع في الموعد المحدد


الخطوة الأولى


لا تؤجل موعد الإجتماع إحتراما للحضور الذين التزموا بموعدهم، أما المتأخرين عن الموعد فيمكنهم اللحاق بالإجتماع دون الحاجة لإنتظارهم.


الخطوة الثانية


الإعلان في بدء الإجتماع عن المعلومات الأخرى المتعلقة بأوقات الإستراحة وتناول الغداء، أماكن الحمامات، مكان وضع الأسئلة والإستفسارات..الخ.

 

 

تنظيم 






الطريقة الثامنة: الحفاظ على موضوع الإجتماع


الخطوة الأولى


وظيفة منظم الإجتماع هي أن يجعل كل الحضور أو المتحدثين يلتزموا بموضوع الإجتماع ولا يحيدون عنه.


الخطوة الثانية


الإلتزام بالمواعيد المحددة للإستراحة وتناول الطعام.

 


الخطوة التاسعة: الإجابة على الأسئلة قدر المستطاع


الخطوة الأولى


اخذ الأسئلة من المشاركين في الإجتماع وتحديد وقت كافي للإجابة على كل الأسئلة.


الخطوة الثانية


البقاء لبعض الوقت بعد إنتهاء موعد الإجتماع حتى إذا ما كان هناك أى فرد من الحضور يريد أن يسأل أسئلة معينة ولا يريد لباقي الحضور الإطلاع عليها.


الخطوة الثالثة

 

تذكير الحضور بأن يكملوا الإستقصاء، وشكر الجميع على حضور الإجتماع.

 

 

معرفة بلا حدود مع عرفنى شكرا

عرفنى شكرا الفائز بمسابقة خطط الاعمال لاثراء المحتوى العربى "تفكر رقمياً ؟ ابتكر عربياً!" لعام 2014 ... المشروع محتضن بحاضنة الاعمال التابعة لمركز الابداع التكنولوجى و ريادة الاعمال TIEC باسيوط و مدعوم من هيئة الإسكوا

 StartIT Logo 100 logo tiec2-compressed  escwalogo