رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل تختلف تماما عن رسائل البريد الإلكتروني العادية فبريد العمل أداة ما تتضمن غرض محدد متعلق بالعمل وذلك عكس الايميلات العادية والتي قد تتناول العديد من الموضوعات المختلفة التي تتشاركها مع أصدقائك أو افراد عائلتك. اقرا هذا المقال لكي تعرف كيف يمكن أن تستفيد من البريد الإلكتروني في عملك.
الخطوة الاولى :
في البداية ضع في إعتبارك أن الايميل يكون أقل رسمية من الخطاب المكتوب وتعامل معه على هذا الأساس.
الخطوة الثانية :
قرر كيف ستكتب التحية
إذا لم تكن تعرف الشخص الذي سوف ترسل له الايميل فيكفي ببساطة أن تكتب "مرحبا". اما إذا كنت تعرف الشخص فاكتب له بالطريقة التي تتحدثون بها عادة.
الخطوة الثالثة :
لا تستخدم صيغ مختصرة
اكتب الجمل كاملة بدون إختصارات حتى يكون موضوع الرسالة واضح للمتلقي
الخطوة الرابعة :
اكتب وسيلة أخرى للتواصل معك
يمكنك ان تترك تليفون العمل أو تليفونك الشخصي لسهولة التواصل معك.
الخطوة الخامسة :
اهتم جيدا بالرد على ما يصل إليك من رسائل
لكي تضمن أن تحظى رسائلك بإهتمام المتلقي يجب أن تفعل بعض الأشياء التي تجعلها تبدو مميزة مثل:
• الأسلوب: استخدم جمل وعبارات موجزة تنقل المعنى بوضوح والإبتعاد عن المط والتطويل. أيضا إستخدم خط مميز وواضح ولا تهمل الفواصل وما شابه فهذا يجعل الرسالة أسهل في القراءة.
• اللهجة: استخدم لهجة مناسبة للشخص المرسل له البريد وهذا يتوقف على مدى علاقتك به رسمية أم غير ذلك.
• القواعد النحوية: تجنب الوقوع في العديد من الأخطاء النحوية والإملائية وذلك عن طريق المراجعة الجيدة للرسالة.
• الأسلوب: استخدم جمل وعبارات موجزة تنقل المعنى بوضوح والإبتعاد عن المط والتطويل. أيضا إستخدم خط مميز وواضح ولا تهمل الفواصل وما شابه فهذا يجعل الرسالة أسهل في القراءة.
• اللهجة: استخدم لهجة مناسبة للشخص المرسل له البريد وهذا يتوقف على مدى علاقتك به رسمية أم غير ذلك.
• القواعد النحوية: تجنب الوقوع في العديد من الأخطاء النحوية والإملائية وذلك عن طريق المراجعة الجيدة للرسالة.
