كيفية انشاء خطة عمل استمرارية ؟
تسجيل الدخول تسجيل

الدخول الى حسابك

اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تذكرني

إنشاء حساب جديد

الحقول ذات العلامة (*) مطلوبة
الاسم *
اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تأكيد كلمة المرور *
البريد الاليكترونى *
تأكيد البريد الاليكترونى *

الموسوعة المعرفية العربية - نسخة تجريبية

كيفية انشاء خطة عمل استمرارية ؟

كيفية انشاء خطة عمل استمرارية 

خطة استمرارية العمل هي ارخص تأمين أي شركة يمكن أن تمتلكه(خصوصاً الشركات الصغيرة, بما أنها عملياً لا تكلف شيء) أنها تُفصل كيف سيكون الموظفين على اتصال ويستمروا في تأدية وظائفهم في حالة حدوث كارثة أو طوارئ مثل حريق في المكتب.للأسف , العديد من الشركات لا تعطي]وقت لتطوير مثل هذه الخطة.
هنا سوف نرى الخطوات المقترحة والاعتبارات في طريقة مختصرة, للشركات الصغيرة أن تنشأ خطة استمرارية العمل التي تحسن فرصها في استمرارية عمليات التشغيل خلال أو بعد كارثة خطيرة. تطوير خطة استمرارية العمل للشركات الكبيرة ليست ضمن مجال الحديث في هذا المقال.
في بعض الأحيان خطة استمرارية العمل تسمى خطة التعافي من الكوارث والاثنين لديهم الكثير من التشابه. لكن خطة التعافي من الكوارث لابد أن تكون موجهة نحو التعافي بعد الكارثة في حين خطة استمرارية العمل توضح كيفية الاستمرار في العمل حتى يتم التعافي. الاثنين مهمين وعادة يتم دمجهم في وثيقة واحدة للراحة.

الخطوة الاولى :

توثيق الموظفين الرئيسين

توثيق الموظفين الرئيسين
• توثيق الموظفين الرئيسين الداخليين والنسخ الاحتياطية, هؤلاء هم الأشخاص الذين يشغلون المناصب التي بدونها لا يتم العمل على الإطلاق, اجعل القائمة كبيرة على قدر الضرورة وصغيرة على قدر الإمكان.
• خذ في الاعتبار أي الوظائف لها ضرورة خطيرة كل يوم. فكر في من يملا تلك الوظائف عندما يكون القائم الأصلي بالوظيفة في أجازة.
• تقديم قائمة من الأفراد بكل معلومات الاتصال يشمل الهاتف الخاص بالعمل, الهاتف المنزلي , الهاتف الجوال,الميل الخاص بالعمل ,الميل الشخصي وأي طريقة أخرى ممكنة للاتصال بهم في مواقف الطوارئ بينما الاتصالات الطبيعية ربما تكون غير متاحة.

الخطوة الثانية :

حدد من يمكن أن يتواصل.

حدد من يمكن أن يتواصل.
بعض الأشخاص في شركتك ربما يكونوا قادرين على ممارسة الأعمال من مكتبهم المنزلي . عليك أن تجد من يستطيع ومن لا يستطيع.
• ربما تحتاج للتأكد أن كل فريق المواقف الحرجة تستطيع أن تستخدمهم لو كان ضروري.

الخطوة الثالثة :

توثيق جهات الاتصال الخارجي.

لو كان لديك موردين أو مقاولين ذو أهمية خطيرة ابني قائمة اتصال خاصة تشمل وصف الشركة( الشخص ) وأي معلومات حرجة على الإطلاق عنه تشمل معلومات الاتصال بالموظفين الرئيسين.
• احتفظ في قائمة بأشخاص مثل المحامين, المصرفيين, استشاريين تكنولوجيا المعلومات... وأي شخص ربما تحتاج أن تتحدث إلية للمساعدة في مختلف القضايا التشغيلية.
• لا تنس شركات المرافق, مكاتب البلدية والمجتمع المحلى( الشرطة, المطافئ, المياه, المستشفيات ) ومكتب البريد.

الخطوة الرابعة :

توثيق المعدات الخطيرة.

توثيق المعدات الخطيرة.
الحاسبات الشخصية عادة تحتوى معلومات خطيرة ( لديك نسخة احتياطي خارج المكتب, هل لديك)
• بعض الشركات لا تستطيع أن تعمل حتى ولو لساعات قليلة بدون فاكس. هل تعتمد بقوة على ماكينة التصوير؟ هل يوجد طابعات معينة لابد أن تكون متوفرة؟
• لا تنس البرمجيات التي سوف تعتبر معدات خطيرة خصوصاً لو كانت برمجيات متخصصة أو لا يمكن استبدالها.

الخطوة الخامسة :

حدد المستندات الخطيرة.

عقود التأسيس والأوراق القانونية الأخرى, فواتير المرافق, المعلومات المصرفية, مستندات شئون العاملين المهمة, عقود إيجار المباني والإقرارات الضريبية. أنت في احتياج أن يكون كل ما هو ضروري لإعادة بدء العمل مرة أخرى متاح.
• تذكر, ربما يكون الموقف عبارة عن خسارة كاملة للمنشأة, هل تعلم متى دفع القرض المستحق على سيارة الشركة؟ لمن أرسلت دفعة خدمات الانترنت؟

الخطوة السادسة :

تحديد خيارات معدات الطوارئ.

تحديد خيارات معدات الطوارئ.
لو كانت شركتك تستخدم شاحنات, وهناك احتمالية لتدمير الشاحنة في حريق المبنى, من أين سوف تؤجر الشاحنات؟ أين سوف تؤجر الحاسبات؟ هل تستطيع أن تستخدم خدمات الأعمال الخارجية للتصوير, الفاكس, الطباعة والوظائف المهمة الأخرى.

الخطوة السابعة :

تحديد موقع الطوارئ الخاص بك.

هذا هو المكان الذي سوف تستخدمه للعمل بينما مكتبك الأصلي غير متاح.
• يمكن أن تكون فندق- العديد من الفنادق لديهم تسهيلات للأعمال معده جيداً للاستخدام. ربما يكون المكان احد مكاتب المقاولين, أو احد مكاتب المحامين.
• ربما الاتصال عن بعد لكل الأشخاص يكون بديل مقبول.
• لو كان لديك موقع مؤقت محدد, اجعل خطة استمرارية العمل تحتوى على خريطة للموقع. أينما كانت كن متأكد أنة لديك كل معلومات الاتصال المناسبة( تشمل أسماء الأشخاص).

الخطوة الثامنة :

اصنع "كيف تفعل".

اصنع "كيف تفعل"
لابد أن تتضمن خطوة بخطوة تعليمات عن ماذا تفعل, من يجب أن يفعل, وكيف؟
• سجل كل مسئولية واكتب اسم الشخص المسئول عن تنفيذها. أيضا اعمل العكس: لكل شخص سجل المسئوليات. بهذه الطريقة لو كنت ترغب معرفة من المفترض أن يتحدث إلى شركة التأمين, يمكن أن تنظر إلى "تأمين" ولو أردت أن تعرف ماذا يفعل محمد, يمكنك أن تنظر أسفل اسم "محمد" لهذه المعلومات.

الخطوة التاسعة :

وضع المعلومات معاً.

وضع المعلومات معاً
خطة استمرارية العمل بدون فائدة إذا كانت متناثرة في أماكن مختلفة. خطة استمرارية العمل مستند استرشادي لابد أن تحفظ في نشئ مثل ملف من 3 غلاف قوى.
• أطبع العديد من النسخ وأعطى واحدة لكل واحد من الموظفين الرئيسين لديك.
• احتفظ بنسخ إضافية في مكان خارج العمل, في المنزل أو في صندوق ودائع امن.

الخطوة العاشرة :

الاتصال.

تأكد أن كل شخص في شركتك يعرف خطة استمرارية العمل.
• عقد دورات تدريبية إلزامية لكل واحد ولكل الموظفين سواءً على قائمة المهام الحرجة آم لا. أنت لا ترغب لموظفيك الغير مدرجين في القائمة أن يكونوا مثل الذي يقود سيارة في العاصفة لدخول المبنى الذي تدمر بالحريق وبعد ذلك يسألوا ماذا نفعل؟

الخطوة الحادية عشر :

اختبر الخطة.

اختبر الخطة
لقد وضعت أفكار جيدة جداً: جمعت كل بياناتك, حددت أماكن الطوارئ , أدرجت الأشخاص, أرقام الاتصال وشركات الخدمات, ولكن هل تستطيع النجاح فيهم؟
• اختار يوم وعرف كل شخص ماذا يحدث( بما فيهم العملاء, المقاولين والموردين), وفى هذا الصباح تصرف وكأن المبنى الخاص بك قد تدمر, اجري الاتصالات- تحرك إلى موقع الطوارئ.
• قطعاً الذي سوف تتعلمه في الاختبار أنة لم تقوم بكل شئ بشكل صحيح تماماً. لا تنتظر حتى حدوث الكارثة لمعرفة ما يجب أن تفعله بشكل مختلف المرة القادمة, شغل الاختبار.
• لو قمت بأي تغييرات جوهرية, اجري الاختبار مرة أخرى بعد شهور. حتى بعد أن يكون لديك خطة قوية لابد أن تختبرها سنوياً.

الخطوة الثانية عشر :

خطط لتغيير الخطة.

خطط لتغيير الخطة
لا يهم كم جيدة خطتك, ولا يهم كيف أجريت الاختبار بسلاسة, هناك احتمالية أن تكون أحداث خارج خطتك. الفندق الذي حددته كموقع طوارئ ربما يكون في استضافة مؤتمر ضخم. لا تستطيع الوصول للبنك لان الكارثة حدثت في عطلة البنوك الأسبوعية. انقطاع التيار الكهربائي في منزلك. ماكينة التصوير في شركة خدمات الأعمال مكسورة أو معطلة. فريق الدعم الفني في أجازة.

الخطوة الثالثة عشر :

مراجعة وتصحيح.

في كل وقت شئ ما يتغير, حدث كل النسخ الخاصة بخطة استمرارية العمل.
• لا تدعها تكون قديمة أبدا , الخطة القديمة تكون أسوأ من الخطة الغير مستخدمة: يمكن أن تُشعرك بالأمان بينما أنت قطعاً غير امن.

هذا المقال تم ترجمته من موقع wikihow يخضع هذا المقال لرخصة المشاع الابداعى 

معرفة بلا حدود مع عرفنى شكرا

عرفنى شكرا الفائز بمسابقة خطط الاعمال لاثراء المحتوى العربى "تفكر رقمياً ؟ ابتكر عربياً!" لعام 2014 ... المشروع محتضن بحاضنة الاعمال التابعة لمركز الابداع التكنولوجى و ريادة الاعمال TIEC باسيوط و مدعوم من هيئة الإسكوا

 StartIT Logo 100 logo tiec2-compressed  escwalogo