كيف تدير عملية انتقال مكاتبك واعمالك بطريقة ناجحة
تسجيل الدخول تسجيل

الدخول الى حسابك

اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تذكرني

إنشاء حساب جديد

الحقول ذات العلامة (*) مطلوبة
الاسم *
اسم المستخدم *
كلمة المرور *
تأكيد كلمة المرور *
البريد الاليكترونى *
تأكيد البريد الاليكترونى *

الموسوعة المعرفية العربية - نسخة تجريبية

كيف تدير عملية انتقال مكاتبك واعمالك بطريقة ناجحة

 

قد يبدو أن عملية نقل مكتبك إلى مكان أخر عملية شاقة. ولكنها ليست الإ مجرد عملية، مثلها مثل أي عملية،  يمكن تقسيمها إلى سلسلة من المهام البسيطة التي يمكن التعامل معها بسهولة. وعن طريق الخطوات التالية  يمكنك ببساطة التأكد من نقل المكتب الخاص بك في الوقت المحدد،  بدون التأثير على ميزانيتك وبشكل خالي من المتاعب .  والخسائر

 

office-move

 

الخطوة الأولى

قم بعمل تقييم للإحتياجات الخاصة بك ووضعك الحالي، قد تحتاج هنا إلى أن تكون واضحا من حيث الغرض الذي يدفعك إلى نقل المكتب الخاص بك مثل فسخ عقد الإيجار، انتهاء عقد الإيجار، النمو والتطور السابق تخطيطه أو عقد جديد ، وذلك من أجل تحديد الإحتياجات الخاصة بك ومن أجل تطوير خطة إنتقال إلى المكان المناسب . وهناك بعض القرارات الكبيرة التي يجب أن يتم الاتفاق عليها كنقطة إنطلاق، والتي سوف تشكل حجر الأساس لعملية التخطيط اللاحقة، بما في ذلك تفاصيل عقد الإيجار الحالية و فترة الملاحظة والتقييم وإلتزاماتك الحالية بالإضافة إلى خصومك ومنافسيك بكل تأكيد.

 

الخطوة الثانية

كن واضحا في تحديد متطلباتك، إن الفهم الواضح من البداية للإحتياجات الإستراتيجية ومتطلبات التشغيل الخاصة بك سوف تجعل من عمليه النقل إلى مكتب اخر عملية أكثر سلاسة وتوفر مزيدا من الوقت ، وينبغي عليك ألا تقلق كثيرا حول التفاصيل التقنية. ومع ذلك، يجب أن يكون لديك فكرة شاملة وتبادل وتوافق الآراء مع صناع القرار حول المفاتيح الرئيسية التي تساعدك في نقل مكتبك والتي تشمل :

المكان الذي تريد الإنتقال إليه.

حجم المساحة التي تحتاجها

ما هي المميزات الرئيسية التي تحتاج لتوافرها في مكانك الجديد .

ما هي أهداف الأعمال التي قمت بالتخطيط لها بما في ذلك خطة النمو لكي تحقق ما يؤدي إلى إرضائك.

نوع ومدة عقد الإيجار الذي تريده.


th2

 

الخطوة الثالثة

قم بتكوين الفريق الأفضل لإدارة مشروع مكتبك

إن نقل مكتبك بمثابة مهمة رئيسية، ويلزم بذل جهد تعاوني للتوصل إلى نتيجة ناجحة حيث أن تجميع الفريق الأفضل للمشروع يعد أمرا بالغ الأهمية وينبغي أن يشمل الأشخاص الذين سيقومون  بمساعدتك و تيسير كافة الجوانب المتعلقة بعملية الإنتقال، وهذا يشمل الأعضاء الداخليين والخارجيين على حد سواء.

يجب عليك أيضا تعيين قائد لفريق المشروع  يكون مسؤولا عن عملية النقل حالما إتُخذ قرار نقل المكتب. هذا الشخص يجب أن يكون لديه ما يكفي من الوقت ليكرسه لهذا المشروع وينبغي أن يتحلى بالاتي

ثقة الإدارة العليا.

لديه سلطة التصرف باسم الشركة.

أن يكون لديه الخبرة الكافية ليكون قادرا على إتخاذ القرارات

أن يكون منظم جيد للفريق والعمليات

لديه خبرة كافية في إعداد وعمل الميزانيات

وأن يكون محاورا جيدا.

th3

 

الخطوة الرابعة

يجب أن تبدأ مبكرا قدر الإمكان: فإن هناك الكثير من الأعمال ينبغي القيام به، لذلك كلما بدأت أعمالك مبكرا،كلما كانت فرصتك لتحقيق الإنتقال السلس وتحقيق توقعات شركتك. ولذلك يعتبر من المستحيل أن تتوقع نتائج جيدة إذا تأخرت فى وضع خطتك. وبمجرد أن يتم تعيين قائدا للمشروع، ينبغي أن يبدأ العمل فورا. ويجب أن تبدأ بمراجعة الخيارات المتاحة أمامك وذلك قبل إنتهاء عقد الإيجار الخاص بك ب 9 إلى 18 شهرا بغض النظر عن ما إذا كنت تفكر في تجديده، إعادة التفاوض مرة اخرى أو إعادة مكانك السابق. ومن المهم أيضا أن تقوم بالسماح بمهلة كافية لزيادة الميزانية والمنافسة بين مختلف الخيارات المتاحة، مما يؤدي إلى تحقيق مدخرات كبيرة لك.


th4

الخطوة الخامسة

قم بإنشاء ميزانية واقعية لمشروعك : فإن انشاء ميزانية واقعية لإنتقال مكتبك هو أداة تخطيط هامة وحرجة و التي سوف تساعدك بدورها على تقييم التكاليف الخاصة بك وإدارتها من جميع النواحي خلال العملية.

 

الخطوة السادسة

قم بإشراك أفضل المهنين المحترفين و المتخصصين لمساعدتك في إنتقال مكتبك: إن عملية الإنتقال بأكملها محتمل أن تكون عملية معقدة ومرهقة وتستغرق وقتاً طويلاً. ولذك فإنه بعد التكاليف التي يتكبدها الاشخاص، تأتي تكاليف الملكية كثاني أكبر التكاليف إنفاقا .

ولتعلم أن القرارات التي تقوم بها سوف تؤثر مباشرة على ربحية الشركة. لذا فإن العمل مع الفريق الأكثر إحترافية في العمل هو الشيء الوحيد الأكثر أهمية والذي يجب أن تقوم به أي شركة تفكر في نقل مكانها. فهؤلاء المحترفون سوف يقوموا بإرشادك بما يكفي من تفاصيل هذه العملية، مما يوفر لك المال على المدى الطويل وأيضا يجعلك متأكدا من أنك لن تتعرض لأي أخطاء حرجة تؤدي الى فشل العملية في النهاية.

 

الخطوة السابعة

لا تقم بالتوقيع على أي مستندات تخص عقد الإيجار بدون إستشارة قانونية

على المحامي الذي تقوم بتكليفه أن يتناقش ويتفاوض فيما يخص التفاصيل الموجودة بمستندات عقد الإيجار وذلك حتى لا تكون عُرضة لمخاطر التلاعب في البنود. وفي وقت لاحق، يقوم بتقديم النصح لك حول الآثار المترتبة على البنود المفصلة في المستندات النهائية لضمان أنك على علم بمسؤولياتك الجارية.

 

الخطوة الثامنة

تعلم فن الإتصال وهذا من جهتين "داخليا وخارجيا" أما داخليا فيمكن أن يكون التغيير عملية مقلقة للموظفين أو فريق العمل ، وهذا بالتأكيد عادة ما يحدث عند عملية نقل المكاتب. ولابد في الوقت نفسه -بينما تحدث عملية نقل المكاتب- الإستمرار في تشغيل الأعمال التجارية لشركتك ، والتركيز على حجم العمل الحالي والإلتزامات. وتعتبر عملية نقل المكاتب تعتبر بمثابة فرصة كبيرة للتأثير في إدارة التغيير الإيجابي، وتحسين أداء العمل ورفع الروح المعنوية والتحفيز.

  أما خارجيا ، فهناك العديد من الأجزاء المنقولة تبعا لنقل المكاتب، والتي أنت بحاجة إليها للتأكد من أن كل من سيشارك في هذا المشروع يترقى بإنتظام خاصة إذا كانت هناك أية تغييرات يمكن حدوثها. وإذا حافظت على إبقاء خطوط الإتصال مفتوحة أمام جميع الأطراف المهتمة، الداخلية والخارجية، فإن عملية نقل المكتب الخاص بك سوف تكون فرصة أكبر للنجاح.

th6

الخطوة التاسعة

عليك الإستفادة قدر الإمكان من تلك الفرصة، قم بمسح الملفات القديمة، وتنظيف وتطهير جميع مناطق التخزين من الأصناف غير الضرورية قبل النقل.ضع  أيضا في إعتبارك أن تقوم بالمسح الضوئي للمستندات التي لم تعد في حاجة إليها (تذكر أن تتخلص من الملفات غير المرغوب فيها بطريقة أمنه).

إن تأمين عملية التخزين أو تكهين المستندات يعتبر حل مرن وآمن وفعال أيضا لتتمكن من إيجاد مساحة للأشياء ذات القيمة العالية والأشياء الاكثر تكلفة، وبالتالي يمكن الوصول إليها في أي وقت حسب ترتيبها وفهرستها وأيضا توفر النسخ الإحتياطية -خارج الموقع- كطريقة ممتازة للحد من الأضرار الوارد حدوثها في حالة نشوب حريق أو أي كارثة أخرى. يجب عليك أيضا أن تأخذ فرصة للنظر والأخذ في الاعتبار ما يلي:

ترقية أو تحديث ونقل مكتبك يمثل فرصة للتحديث ورفع الكفاءة وتوفير للمساحة المكتبية.

القيام بالتعامل مع موردين جدد يعد تحديثا لموردينك الحاليين ولذلك فإن نقل المكتب يمكن أن يمثل نقطة إنطلاق لتجديد/تبديل عقود الموردين بشروط مواتية ويمكن المفاضلة بينها لزيادة الإنتاج ورفع الكفاءة.

معرفة بلا حدود مع عرفنى شكرا

عرفنى شكرا الفائز بمسابقة خطط الاعمال لاثراء المحتوى العربى "تفكر رقمياً ؟ ابتكر عربياً!" لعام 2014 ... المشروع محتضن بحاضنة الاعمال التابعة لمركز الابداع التكنولوجى و ريادة الاعمال TIEC باسيوط و مدعوم من هيئة الإسكوا

 StartIT Logo 100 logo tiec2-compressed  escwalogo